4 . منهجية تحديد وتنفيذ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات

بسبب التنوع في الايرادات واحتمالية تقديم بيانات مضللة على المدقق أن يكون دائماً حذراً وأن يأخذ بعين الاعتبار المخاطر المتأصلة في دورة الايرادات وأن يتعرف على مثل هذه المخاطر من خلال خطوات تحليلية لتقييم المخاطر.

الخطوات التحليلية للمخاطر تشمل قيام المدقق بدراسة قدرة العميل وسوق العمل الذي يعمل فيه العميل ومنتجاته. فعلى المدقق أن يحصل على معرفة كافية عن قدرة العميل، من حيث كبر حجم المبيعات وقدرته على تحقيق الانتفاع الكامل بالتسهيلات المتاحة وقدراته الانتاجية والتوزيعية للمنتجات أو الخدمات. يجب على المدقق أن يكون حساساً لحجم المبيعات التي تسجلها المنشأة، آخذا بعين الاعتبار قدرتها الانتاجية وفترات العمل وفترات الأوج في تحقيق المبيعات، وفترات الانخفاض، وأن يقوم بمقارنة الايراد الحالي بإيرادات السنة (السنوات) السابقة. 

على المدقق عند قيامه بتخمين المخاطر المتأصلة الخاصة بدورة الايرادات أن يأخذ بعين الاعتبار العوامل التي يمكن أن تشجع الادارة على إعطاء بيانات مضللة تخص دورة الايرادات، مثل تضخيم الايرادات من أجل إظهار أداء متميز مقارنة مع الشركات الاخرى ومع مستوى الصناعة. وذلك عن طريق تسجيل مبيعات وهمية أو إخفاء السجلات وإرسال طلبيات غير مطلوبة من العملاء قبل نهاية العام وتسجيلها على أساس أنها من مبيعات الفترة الحالية، ويتم إجراء التعديل في الفترة اللاحقة.

وعلى المدقق أن يقوم بفهم طبيعة العمل والصناعة التي يعمل فيها العميل حيث أن ذلك يساعده في تحقيق الآتي:

- تكوين توقعات عن مجمل الايرادات مقارنة مع السوق.

- تكوين توقعات لهامش الربح عن طريق فهم نصيب العميل من السوق وميزة المنافسة في السوق.

ـ تكوين توقعات عن صافي الذمم المدينة بالاعتماد على المعلومات الخاصة بالمتحصلات من العملاء ومقارنة ذلك بالصناعة.

إن عملية توليد الايرادات تؤدي إلى العديد من المصروفات مثل تكلفة البضاعة المباعة ومصروفات البيع، ولهذا فإن فهم دورة الايرادات تساعد في تطوير التوقعات المتعلقة بهذه المصروفات، ويساعد في تطوير المنهجية العامة لتدقيق دورة المبيعات.

إن منهجية تحديد وتنفيذ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات الخاصة بالمبيعات تنبثق من نفس المنهجية العامة التي يتبعها المدقق في دراسته وفهمه واختباره للرقابة الداخلية على كافة الأنشطة والدورات في المنشأة، وفيما يلي توضيح لهذه المنهجية بالتطبيق على المبيعات والتي تشمل الخطوات التالية:

1- دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المبيعات.

2- تقدير مخاطر الرقابة المخططة في دورة المبيعات.

3- تقييم تكاليف ومنافع اختبارات الرقابة الخاصة بالمبيعات.

4- بناءً على الخطوات السابقة يحدد المدقق اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية لعمليات المبيعات وذلك بالتركيز على أهداف التدقيق الخاصة بدورة المبيعات. وهذه العملية تشمل تحديد إجراءات التدقيق التي سينفذها المدقق لهذه الغايات وحجم العينة الخاص بكل إجراء والمفردات التي سيتم اختيارها والوقت الذي ستنفذ فيه.

وفيما يلي شرح لهذه الخطوات:

1.4 دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المبيعات.

يقوم المدقق بدراسة نظام الرقابة الداخلية الخاص بالمبيعات دراسة أولية من أجل الحصول على درجة كافية من فهم النظام بحيث تساعده في تحديد المخاطر المخططة، وتشمل إجراءات فهم الرقابة القيام بالأمور التالية:

1- تحديث معلومات المدقق السابقة عن نظام الرقابة الداخلية على المبيعات لدى العميل والتي حصل عليها من التدقيق في السنوات السابقة.

2- القيام بالاستفسارات من الإدارة ومن موظفي العميل، حيث يقوم المدقق بتوجيه الأسئلة الخاصة بالإجراءات الرقابية على دورة المبيعات. 

3- قراءة دليل الإجراءات الذي قام العميل بإعداده والذي يبين تفصيلات إجراءات العمل الخاصة بدورة المبيعات والسياسات التي وضعتها الإدارة لتحقيق الرقابة الفعالة على المبيعات.

4- القيام بالفحص المستندي للوثائق والسجلات، حيث أنه يوجد العديد من المستندات والسجلات ذات العلاقة بعمليات المبيعات، وبهذه المراجعة المستندية يستطيع المدقق فهم الإجراءات الرقابية وكذلك التحقق من مدى تطبيق الإجراءات التي تم توصيفها في النظام.

5 ـ ملاحظة الأنشطة والعمليات المختلفة الخاصة بالمبيعات.

ويمكن أن يستخدم المدقق خرائط الانسياب التي قد يقوم بإعدادها بنفسه أو التي أعدت من قبل العميل والتي تبين تسلسل العمليات المختلفة في دورة المبيعات، ويمكن أن يستخدم الاستبانة والتي تشتمل على مجموعات من الأسئلة الخاصة بالإجراءات الرقابية المتعلقة بدورة المبيعات، علماً بأن هاتين الطريقتين هما من وسائل توثيق فهم المدقق لنظام الرقابة الداخلية.