2. الحسابات المرتبطة بدورة المبيعات والمستندات الخاصة بها

إن تدقيق دورة المبيعات من الأهمية بمكان بسبب مجموعة الحسابات التي ترتبط بتلك الدورة والتي تشمل المبيعات والمتحصلات النقدية والذمم المدينة والحسابات الخاصة بالتعديلات على المبيعات والتي تشمل خصم المبيعات ومردودات المبيعات ومسموحاتها والديون المعدومة ومخصص الديون المشكوك فيها، والتي ترتبط فيما بينها بالقيود المحاسبية الموضحة في الجدول التالي:

ويمكن تمثيل العلاقات بين هذه الحسابات كما في الشكل التالي:

وفيما يلي توضيح لهذه الحسابات والمستندات المرتبطة بها ضمن دورة المبيعات، حيث ان توضيح عملية البيع وحساباتها ومستنداتها يعتبر المنطلق لدراسة وفهم الرقابة الداخلية على دورة المبيعات:

استلام أمر الشراء من العميل Customer Order

تبدأ عملية البيع في دائرة المبيعات من استلام أمر الشراء الصادر عن أحد العملاء أو عن طريق تحضير أمر البيع من قبل أحد رجال البيع حيث يتم استلام أمر الشراء من قبل دائرة المبيعات أو عن طريق أحد الوكلاء أو إلكترونياً عن طريق الانترنت.

إعداد أمر البيع: Sales Order 

عند استلام دائرة المبيعات أمر العميل يتم إعداد ما يسمى أمر البيع من عدة نسخ ذات أرقام متسلسلة، وينبغي أن يحتوي أمر البيع على معلومات مهمة تعتبر أساسا للتحقق من أن العمليات تمت بناءً على تفويض سليم وأنها سجلت بالكامل، وهذا بالتالي يتطلب أن تكون أوامر البيع مرقمة مسبقاً وموقعة من قبل الشخص المفوض بالموافقة على البيع ومن قبل العميل وقسم الائتمان ، ويتم وصف البضاعة المطلوبة والأسعار وشروط الشحن. وعادة يعد أمر البيع من عدة نسخ ترسل نسخة منه إلى قسم الائتمان من أجل أخذ موافقته على عملية البيع الآجل. ونسخة ترسل إلى المستودعات لتجهيز البضاعة ونسخة إلى قسم المحاسبة ونسخة تبقى في الملف في الدائرة.

موافقة قسم الائتمان : Credit Granting

قبل أن تتم الموافقة على عملية البيع لابد من موافقة قسم الائتمان، ولذلك عندما ترسل دائرة المبيعات نسخة من أمر البيع إلى قسم الائتمان يقوم هذا القسم بمراجعة أوامر البيع وحـدود الائتمان الخاصة بالعملاء لاتخاذ القرار بالموافقة أو عدم الموافقة. وهذه العملية من الأهمية بمكان من أجل تحقيق قدر مناسب من المحافظة على أصول المنشأة وذلك بالحصول على درجة عالية من التأكد حول إمكانية تحصيل الذمم المدينة وتقليل الديون المعدومة بقدر الإمكان، وعند موافقة هذا القسم على عملية البيع الآجل تبدأ عملية تجهيز البضاعة، وقد تكون موافقة قسم الائتمان عن طريق إصدار مستند منفصل بالموافقة أو عن طريق التوقيع على أمر البيع في المكان المحدد لذلك.

تحضير مستندات الشحن Shipping Documents

يقوم قسم الشحن بعد استلام البضاعة من المستودعات بإعداد مستندات الشحن حيث يتم تسجيل الأصناف التي يتم شحنها وكمياتها على مستند مكون من عدة نسخ، حيث يتم إرسال النسخة الأصلية إلى العميل، وترسل نسخة إلى دائرة المبيعات لإبلاغها بأن عملية البيع قد تمت ونسخة إلى قسم المحاسبة وتبقى نسخة في ملفات قسم الشحن.

قسم المحاسبة Accounting Department  

من خلال دورة المبيعات يكون قسم المحاسبة قد استلم نسخة من أمر البيع الصادر عن دائرة المبيعات، ونسخة من مستند الشحن الصادر عن قسم الشحن، ولذلك بعد استلام هاتين الوثيقتين يقوم قسم المحاسبة بإعداد فاتورة المبيعات وإرسال النسخة الأصلية منها مرفقاً بها ما يسمى إشعار التحويل إلى العميل، حيث تعتبر الفاتورة بمثابة مطالبة بالدفع.

فاتورة البيع Sales Invoice

وهي إحدى الوثائق الهامة التي يقوم بإعدادها قسم المحاسبة بمجرد استلامه نسخة من مستند الشحن، ويبين فيها أصناف وكميات وأسعار البضاعة المباعة وأية معلومات أخرى مثل شروط الشحن والتسليم والتأمين، ويتم إعدادها اما يدوياً أو بواسطة الحاسوب، وتتكون من عدة نسخ، حيث يتم إرسال النسخة الأصلية للعميل من أجل المطالبة بالدفع في التاريخ المحدد، أما بقية النسخ فتبقى في المنشأة، ويقوم قسم المحاسبة بالتسجيل على حساب الذمم المدينة من خلال هذه الفاتورة. وعادة ما يرسل مع فاتورة المبيعات إشعار تحويل أو دفع Remittance Advice حيث يقوم العميل بإعادته مع النقدية المدفوعة ويبين اسم العميل ورقم فاتورة المبيعات وقيمتها، ويساعد هذا الإشعار في الإيداع الفوري للنقدية المحصلة وبالتالي تحسين عملية الرقابة على النقدية.

يومية المبيعات Sales Journal

هو دفتر تسجل فيه العمليات اليومية للمبيعات ويبين اسم العميل والتاريخ والقيمة وفيما إذا كانت عملية البيع نقدية أم آجلة. 

ميزان مراجعة الذمم المدينة Accounts Receivables Trial Balance

وهو عبارة عن كشف يبين حسابات الذمم المدينة كما تظهر في دفتر أستاذ مساعد الذمم المدينة مع أرصدة هذه الحسابات في لحظة زمنية معينة.