الفصل الخامس عشر

تدقيق دورة الرواتب والأجور

Audit of the Payroll Cycle

أهداف الفصل: يهدف هذا الفصل إلى تمكين القارئ من الإلمام بالأمور التالية:

ـ الوظائف والمستندات في دورة الرواتب والأجور.

ـ الرقابة الداخلية على الرواتب وأجور. 

ـ دراسة وفهم الرقابة الخاصة بالرواتب والأجور.

ـ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية لعمليات الرواتب والأجور.

ـ الإجراءات التحليلية والاختبارات التفصيلية لأرصدة الرواتب والأجور.

1. مقدمة

تتعلق دورة الرواتب والأجور بتوظيف ودفع رواتب وأجور العاملين. وتعتبر تكاليف العمل من أهم العوامل في تقييم المخزون في مختلف أنواع المنشآت. وتختلف دورة الرواتب والأجور عن بقية الدورات من حيث وجود نوع واحد من العمليات يتعلق بتقديم الخدمات من قبل العاملين والدفع مقابل ذلك، ومن حيث اعتبار الاهتمام بالعمليات اكثر من الاهتمام بالأرصدة، ثم أن الرقابة الداخلية على الرواتب والأجور تكاد تكون في معظم المنشآت فعالة خاصة بسبب الرقابة الخارجية المفروضة من قبل الجهات الحكومية. وبناءً على هذه الميزات فإن تركيز المدقق يكون على اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات والاجراءات التحليلية، مع اهتمام بسيط بالاختبارات التفصيلية للأرصدة.

2. الوظائف والمستندات المهمة في دورة الرواتب والأجور:

مهمة التوظيف وشؤون العاملين

تتولى دائرة الموارد البشرية مهمة الحصول على الموارد البشرية وتطويرها لتلبية احتياجات المنشأة، وتتولى إجراء المقابلات لتعيين أصحاب الكفاءات. وتعتبر هذه الدائرة مصدراً مستقلاً للسجلات التي يتم الرجوع إليها من أجل التحقق الداخلي من بيانات الرواتب والأجور بما فيها الاضافات والاقتطاعات وتحتفظ هذه الدائرة بمجموعة من السجلات والمستندات ذات العلاقة بهذه المهمة منها السجلات الشخصية للعاملين، والتي تحتوي معلومات أساسية عن الموظف مثل تاريخ التعيين، المعلومات التي تتعلق بالراتب والعلاوات والتعديلات والاقتطاعات المصرح بها، وتقييم الأداء، وإنهاء الخدمة. وكذلك يلزم لهذه الوظيفة استخدام نموذج التصريح بالاقتطاعات وهو نموذج يبين الاقتطاعات المصرح بها وفقاً للقوانين والأنظمة مثل الضريبة والضمان والتوفير وغيرها. ونموذج التصريح بمعدل الأجر: وهو نموذج يبين معدل الأجر المصرح به من خلال ما هو موضح في عقد العمل أو النظام الذي وضعته الادارة أو تعليمات مجلس الادارة.

وظيفة تحضير كشف الرواتب

تعتبر هذه الوظيفة من أهم الوظائف ذات العلاقة بمصروف الرواتب، حيث أنها تهتم بتحديد الوقت المبذول من العاملين عن طريق بطاقات الوقت، وعملية احتساب إجمالي الرواتب والأجور بناءً على بطاقات الوقت ونموذج معدل الأجر، ومن ثم احتساب صافي الرواتب بعد تنزيل الاقتطاعات. وهذه الوظيفة تتطلب استخدام مجموعة من النماذج مثل بطاقة الوقت وهي بطاقة تبين وقت بداية العمل اليومي للعامل ووقت انتهاء العمل، يتم تعبئتها يومياً وتجمع أسبوعياً لتكون مصدراً لاحتساب الوقت المبذول من العامل، وتستخدم لاحتساب الأجور والعمل الاضافي. وكذلك تشمل هذه الوظيفة إعداد بطاقة الوقت المبذول على المهمة (العمل المحدد)، وهي بطاقة تبين الوقت المبذول من العامل على كل مهمة من المهام التي يقوم بها خلال فترة زمنية معينة. وتشمل هذه الوظيفة إعداد ملف عمليات الأجور: وهو ملف حاسوبي يبين كل عمليات الأجور التي تمت خلال فترة معينة مثل اليوم أو الأسبوع أو الشهر، يبين كل العمليات التي أدخلت على النظام، وتفاصيل كل عملية من حيث أسم العامل والتاريخ وإجمالي وصافي الراتب والاقتطاعات وتصنيف العمليات. وهذا الملف يعتبر مصدراً لتحضير يومية الرواتب الذي يبين ما يتعلق بتفاصيل كل عملية، والأستاذ المساعد الذي ترحل إليه كل العمليات الخاصة بكل موظف مع تفاصيلها من خلال ملف عمليات الأجور. وكذلك يعتبر هذا الملف مصدراً لإعداد مذكرة تسوية حساب الرواتب في البنك.

وظيفة دفع الرواتب

يتم تحضير شيكات العاملين بصافي الرواتب ليتم صرفها من حساب الرواتب في البنك. ويتم فتح حساب خاص في البنك بمسمى حساب الرواتب، ليتم الايداع فيه شهرياً بشيك يعادل قيمة صافي الرواتب المستحقة للعاملين. ويعمل هذا الحساب كأداة رقابة على الرواتب، حيث يصبح رصيد الحساب كمحدد لقيمة الرواتب التي ستدفع، وبالتالي يقلل من احتمالية صرف رواتب لغير مستحقيها أو صرف رواتب وهمية ويساعد في الفصل بين الوظائف الخاصة بإعداد الشيكات وصرفها.