5. منهجية تدقيق دورة المشتريات

إن منهجية تحديد وتنفيذ اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات الخاصة بالمشتريات تنبثق من نفس المنهجية العامة التي يتبعها المدقق في دراسته وفهمه واختباره للرقابة الداخلية على كافة الأنشطة والدورات في المنشأة، وفيما يلي توضيح لهذه المنهجية بالتطبيق على المشتريات والتي تشمل الخطوات التالية:

1- دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المشتريات.

2- تقدير مخاطر الرقابة المخططة في دورة المشتريات.

3- تقييم تكاليف ومنافع اختبارات الرقابة الخاصة بالمشتريات.

4- بناء على الخطوات السابقة يحدد المدقق اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية لعمليات المشتريات وذلك بالتركيز على أهداف التدقيق الخاصة بدورة المشتريات. وهذه العملية تشمل تحديد إجراءات التدقيق التي سينفذها المدقق لهذه الغايات وحجم العينة الخاص بكل إجراء والمفردات التي سيتم اختيارها والوقت الذي ستنفذ فيه. وفيما يلي شرح لهذه الخطوات:

1.5 دراسة وفهم الرقابة الداخلية على المشتريات.

يقوم المدقق بدراسة نظام الرقابة الداخلية الخاصة بالمشتريات دراسة أولية من أجل الحصول على درجة كافية من فهم النظام بحيث تساعده في تحديد المخاطر المخططة، وتشمل إجراءات فهم الرقابة القيام بالأمور التالية:

1- تحديث معلومات المدقق السابقة عن نظام الرقابة الداخلية على المشتريات لدى العميل والتي حصل عليها من التدقيق في السنوات السابقة.

2- القيام بالاستفسارات من الإدارة ومن موظفي العميل، حيث يقوم المدقق بتوجيه الأسئلة الخاصة بالإجراءات الرقابية على دورة المشتريات.

3 ـ قراءة دليل الإجراءات الذي قام العميل بإعداده والذي يبين تفصيلات إجراءات العمل الخاصة بدورة المشتريات والسياسات التي وضعتها الإدارة لتحقيق الرقابة الفعالة على المشتريات.

4- القيام بالفحص المستندي للوثائق والسجلات، حيث أنه يوجد العديد من المستندات والسجلات ذات العلاقة بعمليات المشتريات، وبهذه المراجعة المستندية يستطيع المدقق فهم الإجراءات الرقابية وكذلك التحقق من مدى تطبيق الإجراءات التي تم توصيفها في النظام.

5- ملاحظة الأنشطة والعمليات المختلفة الخاصة بالمشتريات. ويمكن أن يستخدم المدقق خرائط الانسياب التي قد يقوم بإعدادها بنفسه أو التي أعدت من قبل العميل والتي تبين تسلسل العمليات المختلفة في دورة المشتريات، ويمكن أن يستخدم الاستبانة والتي تشتمل على مجموعات من الأسئلة الخاصة بالإجراءات الرقابية المتعلقة بدورة المشتريات، علماً بأن هاتين الطريقتين هما من وسائل توثيق فهم المدقق لنظام الرقابة الداخلية. 

2.5 تقدير مخاطر الرقابة المخططة الخاصة بدورة المشتريات

يستخدم المدقق المعلومات التي تم التوصل إليها لفهم الرقابة الداخلية في تقدير خطر الرقابة وهذه العملية تتطلب القيام بما يلي:

أولا: يجب أن يحدد المدقق إطار عمل يمكنه من تقدير مخاطر الرقابة يقوم المدقق بتحديد العمليات المختلفة في دورة المشتريات وأهداف التدقيق الخاصة بها وأنواع الإجراءات الرقابية المختلفة ثم تحديد اختبارات الرقابة المرتبطة بهذه العمليات وأهداف تدقيقها. فعلى سبيل المثال، فيما يتعلق بتوفير تأكيد معقول لدى المدقق بأن جميع عمليات الشراء هي عمليات حقيقية تأكيد الإدارة الخاص بالحدوث، عادة من أجل تحقيق هذا الهدف فإن نظام الرقابة الداخلية يجب أن يوفر الأمور التالية:

1- أن يكون هناك طلبات شراء وأوامر شراء ومستندات استلام منظمة حسب الأصول وتتوافر فيها جميع المتطلبات القانونية.

2- أن يكون هناك فواتير شراء مستلمة من الموردين تؤيد عمليات الشراء.

3- أن يكون هناك تفويض مناسب للقيام بعمليات الشراء. 

4- أن يكون هناك فحص داخلي مستقل للمستندات المؤيدة لعملية الشراء.

5- أن يتم التأشير على المستندات التي تم الانتهاء منها بعبارة تبين إلغاء هذه المستندات حتى لا يتم استخدامها لأغراض أخرى في مرة أخرى.

وبالنظر إلى هذا النوع من تأكيدات الإدارة والإجراءات التي تقوم الإدارة بتوفيرها لتحقيق هذا التأكيد فان المدقق بالتالي يهدف إلى التحقق من هذه الإجراءات الخاصة بهذا التأكيد من أجل تحديد مخاطر الرقابة المخططة الخاصة به، والتي قد تشمل ما يلي:

1- التحقق من المستندات المؤيدة لعملية الشراء والتي تشمل طلب وأمر الشراء ومستند الاستلام.

2- التحقق من فواتير المشتريات ومطابقتها مع مستندات الاستلام وأوامر الشراء.

3- التأكد من عملية الفحص الداخلي المستقل للمستندات المؤيدة لعملية الشراء، وذلك بملاحظة الإشارة على هذه المستندات والتي تؤكد عملية الفحص.

4- التأكد من أن جميع المستندات التي تم الانتهاء منها مختومة بعبارة تفيد الغاء هذه المستندات بعد الانتهاء منها.

وهكذا يقوم المدقق بالتحقق من الإجراءات الرقابية الخاصة بكل التأكيدات التي تقدمها الإدارة.

ثانياً: يجب أن يتعرف المدقق على أنواع الرقابة الرئيسة وأوجه القصور في الرقابة الداخلية على المشتريات.

ثالثاً: بعد تحديد أنواع الرقابة الموجودة وأوجه القصور يقوم المدقق بربط هذين الأمرين مع أهداف التدقيق.

رابعاً: تقدير خطر الرقابة لكل هدف من خلال الخطوة السابقة وذلك بالتركيز على كل هدف لوحده، بحيث يتم تحديد نقاط القوة والضعف في الرقابة على كل هدف. خامساً: تحديد اختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية لعمليات المشتريات.

3.5 تقييم تكاليف ومنافع اختبارات الرقابة الخاصة بالمشتريات

 بعد أن يقوم المدقق بتقييم نظام الرقابة والوصول إلى درجة معقولة من فهم النظام، فانه يستطيع تحديد مدى قوة أو ضعف النظام، وبالتالي يستطيع المدقق تقدير جدوى التوسع في اختبارات الرقابة من أجل تقليل الاختبارات التفصيلية، فإذا تبين أنه بإمكان المدقق تحقيق قدر مناسب من التخفيض في الاختبارات التفصيلية بسبب اعتماده على قوة نظام الرقابة الداخلية فانه يستطيع التوسع في اختبارات الرقابة باعتبار أن المنافع المتوخاة من ذلك تبرر تكاليف التوسع في هذه الاختبارات. أما إذا استنتج المدقق بأن نظام الرقابة الداخلية يعاني من الضعف والاختلالات، فإنه قد يستنتج أنه لا داعي للتوسع في اختبارات الرقابة لان ذلك لن يؤدي إلى تخفيض الاختبارات التفصيلية بشكل يبرر التكاليف التي سيتم تحملها من أجل تنفيذ الاختبارات الإضافية للرقابة.