درجة التفصيل في التقارير

يختلف شكل ومحتوى المعلومات المتدفقة من القمة إلى القاعدة عن شكل المعلومات المتدفقة من القاعدة إلى القمة فالأولى تكون في صورة موازنات ومعايير وأهداف أداء، والثانية تكون في صورة تقارير أداء المسئولية، وبصفة عامة يصبح  شكل المعلومات أكثر تحديداً وتفصيلاً كلما تدرج التدفق إلى المستويات الدنيا في الهيكل التنظيمي، ويطلق على الإجراءات التي تؤدي إلي زيادة درجة التفصيل والتحديد في البيانات المتدفقة من أعلى لأسفل اصطلاح تضخيم Amplification المعلومات بينما يتميز تدفق المعلومات أعلى الهيكل التنظيمي بخاصية تخفيض البيانات أي أن درجة تضخيم المعلومات ترتبط بموقع المستوى الإداري بعلاقة عكسية فكلما ارتفعنا داخل الهيكل التنظيمي كلما ترتب على ذلك تخفيض للمعلومات الواردة بالتقارير بينما كلما هبطنا داخل الهيكل التنظيمي كلما ترتب على ذلك تضخماً للمعلومات الواردة بالتقارير ونوضح هذه النقطة من خلال المثال التالي. 

مثال (1) : تضخيم معلومات تقارير الأداء

تتكون منشأة نادر الصناعية من ثلاث مصانع هي المصنع أ، والمصنع ب، والمصنع جــ . ويتكون كل مصنع من قسمين للإنتاج هما قسمي التصنيع والتغليف. وتطبق الشركة نظام محاسبة المسئولية حيث تم إعداد موازنة التكاليف التالية لعام 2003:

والمطلوب : إعداد تقارير المسئولية لعام 2003 موضحاً بها تفاصيل تقديرات الموازنة والتكاليف الفعلية والانحرافات التي تمكنك البيانات السابقة من إعدادها لكافة

مستويات المنشأة.

حل مثال (1) :

لتوضيح فكرة تضخيم المعلومات عند إعداد تقارير المسئولية نقوم بإعداد تلك التقارير على عدة مستويات في حدود البيانات المتاحة كما يلي :

أولا : على مستوى الإدارة العليا

ونلاحظ مما سبق ما يلي :

ــ كلما ارتفعنا داخل الهيكل الإداري والتنظيمي للمنشأة كلما كانت المعلومات أقـــل تفصيلاً وأقل تحديداً وأكثر تلخيصاً. 

ــ المعلومات الخاصة بمكتب مدير عام الإنتاج في مستويات الإدارة العليا تم تحليلها تفصيلاً على مستوى مدير عام الإنتاج.

ــ المعلومات الخاصة بمدير المصنع (أ) في مستوى مدير عام الإنتاج تم تحليلها وتحديدها تفصيلاً بالمستوى الثالث.

ــ المعلومات الخاصة بقسم التغليف في المستوى الثالث تم تحليلها وتحديدها تفصيلاً بالمستوى الرابع والأخير.

ــ تم تسجيل الانحرافات الملائمة في هذا المثال بين قوسين.