- قرر ما إذا كنت بحاجة إلى غرفة انتظار أو قاعة ضيافة للمسؤول الحكومي.

- وفر مساحة كافية تلبي الاحتياجات الفنية للصحفيين.

- قم بإحضار الأسماء وأرقام التليفونات والتليفونات الخلوية للأشخاص المهمين إلى الموقع، كرئيس قوة الأمن ومشرف الصيانة وموظفي العلاقات العامة.

مع أنك تكون ضيفاً في الموقع الآخر، فيتعين عليك أن تخطط لجميع جوانب الأحداث التي تقام خارج المدينة بنفس الأهمية المتبعة في تخطيط الأحداث في موقعك، فالأمور قد تتعرض لمشاكل، بل إن ذلك يحدث أحياناً، فمثلا، سافر مسؤول حكومي عدة ساعات لتدشين منشآت مستشفى جديد، وكان يدرك هو وسكرتيره الصحفي أنه سيجيب عن أسئلة الصحفيين بعد حفل التدشين، إلا أنهما أغفلا الترتيب لموقع للقاء الصحفي، وانتهى الأمر بقيام المسؤول بعقد مؤتمر صحفي لخمسة عشر صحفياً في أحد ممرات المستشفى، بوجود فرقة موسيقية مدرسية كانت تعزف الموسيقى بصوت عال، مما حال دون سماع الصحفيين صوت المسؤول وحال دون تمكن مصوري التلفزيون من التقاط صور جيدة بسبب ضيق المكان.

وكان يتعين على المتحدث الرسمي أن يطلب قبل أسبوع على الأقل من إدارة المستشفى غرفة لعقد المؤتمر الصحفي وأن يخطر وسائل الإعلام بتوفر الموقع وبموعد المؤتمر الصحفي، وأن يكلف المساعد الصحفي بالسفر معه لكي يذهب الى الغرفة قبل موعد المؤتمر الصحفي- حتى لوساعة واحدة قبل الموعد- لتفقدها، وبدلاً من ذلك، كان الصحفيون محبطين وفقد المسؤول الحكومي الفرصة لقصة إخبارية جيدة.