تعتبر أول خطوة في تحليل البيانات الكيفية قبل معاملة الكمبيوتر في التحليل هي تحويل نصوص البيانات من الشكل الموجودة عليه إلى شكل يمكن إدخاله الكمبيوتر. فإذا كانت البيانات مدونة بخط اليد أو مذكرات أو إجابات لأسئلة مفتوحة النهاية لاستبيانات، فنحن نحتاج إلى نموذج داخل ملف الكمبيوتر، وإذا كانت البيانات في شكل تسجيلات سمعية – مثل شرائط تسجيل مقابلات الجماعات الحوار المركز - فمن الضروري تفريغها، وإذا كانت البيانات في شكل نص مطبوع – مثل نص الصحيفة والوثائق السياسية والتقارير السنوية والوثائق التاريخية وهكذا - فيمكن تصويرها واسطة الناسخ الضوئي Scanner داخل الكمبيوتر.

أما إذا كانت نصوص البيانات موضوع البحث في شكل إليكتروني فإن مهمة تحويلها إلى ملفات على الكمبيوتر تكون أسهل كثيراً، ومثال ذلك عمل الباحث الإعلامي؛ إذ للنص الصحفي أو الإذاعي الآن ثلاثة أشكال  إليكترونية هي.

أ - داخل قرص كمبيوتر (ديسك).

ب- قاعدة بيانات تجارية Commercial on - Line database

ج- مواقع الإنترنت وشركات الإعلام.