القواعد الأساسية للاجتماع الناجح:
1- حدد أهداف الاجتماع:
ماذا نريد أن ننجز؟ لماذا نعقد هذا الاجتماع؟
2- حضر برنامج عمل للاجتماع:
ماذا سنناقش في الاجتماع؟ وزع برنامج العمل على المشاركين في الاجتماع واسألهم إن كانت مواضيع البرنامج تلقى تأييدهم.
3- حدد وقت الاجتماع:
متى سيبدأ الاجتماع ومتى سينتهي؟
4- اختر مكاناً مناسباً للاجتماع:
تأكد من أن المكان يتسع للجميع، وأن متطلبات الراحة متوفرة فيه.
5- اختر رئيسًا للاجتماع:
لا بد من أن يقوم أحد المشاركين بقيادة الاجتماع، وإلا فإن المناقشات ستكون عامة ومشتتة وغير مجدية.
6- شجّع على المشاركة:
شجع المشاركين على النقاش والحوار في مواضيع جدول الأعمال، وعلى تقديم آراءهم ومقترحاتهم.
7- اكتب مناقشات الاجتماع:
اطلب من أحد المشاركين أن يقوم بتدوين كل مناقشات الاجتماع وتوصياته وملاحظاته بطريقة دقيقة وبلغة واضحة وممكن أن الجميع يكتبون.
8- رتب للاجتماع القادم:
عليك أن تحدد موعداً ومكاناً ومحاور للاجتماع القادم قبل مغادرة المشاركين.
9- ضع شخصاً متخصصاً للكتابة وتدوين وتلخيص الأفكار المطروحة، ويمكن تسميته سكرتيرا للاجتماع.
10- شكر أصحاب الهمم العالية وتعزيز جهودهم، والتفكير في الوسائل العملية النافعة لرفع همـم المقصرين والبحث عن أسباب التقصير والتفكير والتعاون معهم على تجاوز العقبات الظاهرة.
